اصول و قواعد کوتاه نویسی و خلاصه نویسی

منبع: جمشید سرمستانی، گزیده‌ی شیوه‌نامه‌ی جامع ویرایش و نگارش، تهران، نشر سرمستان، ۱۳۹۰٫
اصول کلی کوتاه¬نویسی
هرگاه بتوان یک مفهوم را بی کم و کاست با واژه¬های کم¬تر بیان کرد، باید آن را با واژه¬های کم¬تر بیان کرد.
در هنگام کوتاه کردن ساژه‌های بلند باید توجه داشت که هیچ مفهومی نه حذف نشود و نه تغییر کند.
هرگاه برای بیان یک مفهوم؛ یک عبارت بلند فارسی و یک عبارت کوتاه غیرفارسی داشته باشیم، عبارت بلند فارسی را بر می‌گزینیم:
ننویسید: وسایلی را که تا کنون در این کار استفاده نشده¬اند، در جایی انبار کنید.
بنویسید: وسایلی را که تا کنون در این کار به¬کار برده نشده¬اند/ به¬کار نرفته¬اند، در جایی انبار کنید.
هرگاه رعایت نکردن قواعد کوتاه نویسی، بر زیبایی ساژه¬ها مؤثر باشد، نیازی به رعایت کردن آن¬ها نیست.

قواعد کوتاه¬نویسی
۱ـ تبدیل جمله به عبارت مصدری
هرگاه بتوان جمله¬ای را با عبارت مصدری بیان کرد، چنین می¬کنیم:
ننویسید: این¬که امیرالمؤمنین حاضر نیست پیروزی را از راه ظلم به¬دست آورد، واقعیتی است که…
بنویسید: حاضر نبودن امیرالمومنین به پیروزی از راه ظلم، واقعیتی است که…
ننویسید: راه¬هایی که می¬توان به¬وسیله¬ی آن¬ها یک شرکت ورشکسته را دوباره راه¬اندازی کرد.
بنویسید: راه¬های راه¬اندازی دوباره¬ی شرکت¬های ورشکسته.

۲ـ تبدیل جمله‌ی وصفی به عبارت کوتاه
هرگاه بتوان جمله¬ی وصفی را به عبارتی کوتاه تبدیل کرد، چنین می¬کنیم:
ننویسید: مردی که دارای ظاهری آشفته بود وارد خانه شد.
بنویسید: مردی آشفته ظاهر وارد خانه شد.
ننویسید: از نخستین روزی که با او آشنا شدم، استعداد عجیبی در او یافتم.
بنویسید: از نخستین روز آشنایی با او استعداد عجیبی در او یافتم.
ننویسید: از حوادث تلخی که در روز‌های اسارت شاهد آن‌ها بود برایمان می‌گفت.
بنویسید: از حوادث تلخ روزهای اسارت برایمان می‌گفت.

۳ـ تبدیل جمله‌ی بلند به دو یا چند جمله‎ی کوتاه
هرگاه بتوان جمله¬ی بلند را به دو یا چند جمله‌ی کوتاه تبدیل کرد، چنین می¬کنیم:
ننویسید: از نخستین برخورد با وی متوجه نیروی عجیبی در او شدم و می‌دانم که به زوایای تاریک وجود من پی برد ولی پیوسته این آگاهی خود را انکار می‎کرد و از تنها چیزی که حرف نمی‌زد اسرار پنهان من بود که سال‌ها کسی از آن‌ها خبر نداشت و آگاهی دیگران از آن‌ها مرا رنج می‌داد و دائم به فکر پنهان کردن آن‌ها از دیگران بودم و برای این‌که درپی¬ زندگی راحتی باشم به چیزی جز این که این اسرار را پنهان کنم نمی‌اندیشیدم.
بنویسید: از نخستین برخورد با وی متوجه نیروی عجیبی در او شدم. می‌دانم که به زوایای تاریک وجود من پی برده بود، ولی او پیوسته این آگاهی خود را انکار می‌کرد. از تنها چیزی که حرف نمی‌زد اسرار پنهان من بود که سال‌ها کسی از آن‌ها خبر نداشت و آگاهی دیگران از آن‌ها مرا رنج می‌داد. دائم به فکر پنهان کردن آن‌ها از دیگران بودم و برای این‌که درپی زندگی راحتی باشم به چیزی جز پنهان کردن این اسرار نمی‌اندیشیدم.

۴ـ تبدیل فعل و مصدر مرکب بلند به فعل و مصدر مرکب کوتاه یا بسیط
هرگاه بتوان مصدر مرکب بلندی را به مصدر مرکب کوتاه یا بسیط تبدیل کرد، چنین می¬کنیم.
ننویسید بنویسید
استقبال به¬عمل آوردن استقبال کردن
اطلاع حاصل کردن شنیدن/ فهمیدن/ آگاهی یافتن/ آگاه شدن
به¬خود اختصاص دادن کسب کردن (مانند: مقام یا رتبه‌ی نخست را کسب کرد.)
به¬فراموشی سپرده شدن فراموش شدن
به¬منصه‌ی ظهور رساندن آشکار ساختن/ ظاهر کردن
به¬مورد اجرا گذاشتن کردن/ اجرا کردن
به¬مورد اجرا قرار دادن کردن/ اجرا کردن
حضور به¬هم رسانیدن حاضر شدن
در جریان قرار دادن اطلاع دادن/ آگاه کردن
مورد استعمال قرار دادن به‎کار بردن/ استعمال کردن
مورد استفاده قرار دادن به‎کار بردن/ استفاده کردن
مورد تصویب قراردادن تصویب کردن
مورد تعقیب قرار دادن تعقیب کردن
نمونه‌ی (۱)
به استحضار می‌رساند این اداره همه‌ی کاغذ‌ها را مورد استفاده قرار داده است.
به جای «مورد استفاده قرار داده است» «استفاده کرده است».

نمونه‌ی(۲)
با سلام و احترام، به استحضار می‌رساند این اداره بر اساس نظرسنجی مردم، شما را به عنوان کارمند نمونه برگزیده است و مورد ستایش قرار می‌دهد.
به جای «مورد ستایش قرار می‌دهد» «می‌ستاید» یا «ستایش می‌کند».

نمونه‌ی (۳)
…. به آگاهی می‌رساند این قانون را هیأت محترم دولت مورد تصویب قرار داده است.
به جای «مورد تصویب قرار داده است» «تصویب کرده است».

نمونه¬ی (۴)
به استحضار می‌رساند شرکت یاد شده همه‌ی تلاش‌های خود را به منصه‌ی ظهور رسانده است ولی …
به جای «منصه‌ی ظهور رسانده است» «کرده است»، «نشان داده است» یا «به کار برده است»

۵ـ تبدیل واژه¬ی مرکب به واژه¬ی بسیط
(۱) هرگاه بتوان ساژه¬ای مرکب را به ساژه¬ای بسیط تبدیل کرد، باید چنین کرد:
ننویسید بنویسید
ابتیاع کردن خریدن
ارسال کردن فرستادن
برخوردار بودن داشتن
به¬خود اختصاص دادن گرفتن (مانند: جایزه‌ی نخست را گرفت.)
خریداری کردن خریدن
قادر بودن توانستن
مورد ستایش قرار دادن ستودن
به¬رشته‌ی تحریر درآوردن نوشتن
به¬عمل آوردن شدن (مانند: کوشش شد تا …)
به¬عمل آوردن کردن (مانند: کوشش کرد تا…)
به¬قتل (یا هلاکت) رساندن کشتن
پشت سر گذاشتن گذراندن (مانند: امیدوارم روز خوبی را گذرانده باشید.)
امکان‌پذیر ممکن، شدنی
کشته شدگان کشته‌ها، کشتگان
زخمی شدگان زخمی‌ها، زخمیان
(۲) هرگاه با تبدیل مصدر مرکب به ساده، مصدر لازم مانند مصدر متعدی شود، آن را تبدیل نمی¬کنیم:
ننویسید: تبدیل به جامعه¬ای قدرتمند با مردم و مسئولینی راستگو.
بنویسید: تبدیل شدن به جامعه¬ای قدرتمند با مردم و مسئولانی راستگو.
(۳) اما اگر صورت مصدر ساده¬ی متعدی، معنی مصدر لازم را برساند، تبدیل مصدر مرکب به ساده اشکال ندارد:
تسلیم (تسلیم شدن) نظام اسلامی دربرابر سلطه¬ی بین¬المللی آمریکا.

۶ـ تبدیل اسم به ضمیر
هرگاه اسمی تکرار شود، برای اشاره به آن، ضمیر به¬کار می¬بریم:
ننویسید: دادن سلاح شیمیایی به عراق و مورد تهاجم قرار دادن آن به جرم مصرف سلاح شیمیایی.
بنویسید: دادن سلاح شیمیایی به عراق و تهاجم به آن به جرم مصرف آن¬ها.

۷ـ ادغام واژه¬های هم¬معنی در یک واژه
هرگاه بتوان واژه¬ها¬ی هم¬معنی را در یک واژه -ترجیحاً در واژه¬ی فارسی- ادغام کرد، باید چنین کرد:
ننویسید: دعوت به تقوا و پرهیزگاری.
بنویسید: دعوت به پرهیزگاری.
ننویسید: عدم دنباله¬ روی از خواهش¬ها و هواهای نفسانی.
بنویسید: پی¬روی نکردن از خواهش¬ نفس.

۸ـ حذف ساژه¬های اضافه یا خنثی
هرگاه ساژه¬ای اضافه باشد یا بودن و نبودن آن تأثیری بر «مفهوم اصلی» نداشته باشد، باید آن را حذف کرد:
ننویسید: این راهبرد بیان می‎دارد که نیروهای نظامی باید آن‎چنان قوی باشند که دشمنان بالقوه را از دنبال کردن تدارک نظامی که به¬امید پیشی گرفتن یا هم‎تراز کردن قدرتشان با نیروی نظامی ما انجام می‎دهند منصرف نماید.
بنویسید: این راهبرد بیان می‎دارد که نیروهای نظامی باید ‎چنان قوی باشند که دشمنان بالقوه را از دنبال کردن تدارک نظامی به¬امید پیشی گرفتن یا هم‎تراز کردن قدرتشان با نیروی نظامی ما منصرف نماید.

ننویسید: پاسخ دادن امیرالمومنین به پرسش یک نفر در مورد مسأله¬ای راجع به توحید در وسط میدان جنگ.
بنویسید: پاسخ امیرالمومنین به پرسش فردی درباره¬ی توحید در میدان جنگ.

جلسه رأس ساعت هشت صبح، تاریخ دوشنبه ۷/۱۲/۹۱ برگزار می‌گردد.
به جای رأس »ساعت» «ساعت» چون ساعت همان معنی را می‌دهد.
و به جای «تاریخ دوشنبه» «دوشنبه».

به پیوست گزارش عملکرد یک ساله این اداره جهت استحضار تقدیم حضور گردد.
در این جمله واژه‌ی «حضور» را می‌توان برداشت، بدون اینکه به نامه‌ آسیبی برساند.
نمونه‌ی دیگر:
با سلام و احترام
در پاسخ به نامه‌ی شماره‌ی ۲۱۹/ س/ آموزش و پرورش – ۳۱/۲/۸۲ که به شماره‌ی ۱۳۲۰۷-۲۲/۶/۸۲ ثبت دبیرخانه گردیده، به اطلاع می‌رساند رشته‌ی تحصیلی آقای … در دوره‌ی کاردانی راهنمای آموزشی، در جدول رشته‌ی مورد نیاز آموزش وپرورش که شماره‌ی ۵۳۵۵۰/۵۱۲- ۱۶/۶/۸۲ از طریق سازمان ابلاغ شده، قید نگردیده، لذا اقدامی در مورد مأموریت نامبرده از طریق این مدیریت مقدور نمی‌باشد. /ش ۲/۶
مدیر آموزش پرورش استان ؟؟؟
در نامه‌ی قبل واژه‌های «آموزش و پرورش»،جمله‌ی ثبت دبیرخانه گردیده» و عبارت «از طریق این مدیریت»، همه اضافه است و نامه را بلند و نفس‌گیر کرده است.

۹ـ حذف تکیه کلام‌ها
هنگامی‌که گوینده‌ای در حال سخن گفتن است، ممکن است به¬صورت عادت و ناخودآگاه یا به هر علت دیگر، کلمه‌ها یا عبارت‌هایی را به¬صورت مکرر بر زبان بیاورد که نیازی به آوردن آن‌ها در گفتار نیست. این کلمه‌ها و عبارت‎ها را «تکیه کلام» می‌نامیم.
برخی تکیه کلام‌های رایح عبارتند از: «به¬اصطلاح»، «به¬قول معروف»، «درواقع»، «مثلا»ً و… . برای مثال در جمله‌ی:
درواقع، در حال گذر از دوره‌ای به دوره‌ی دیگری هستیم که درواقع نه شناخت درستی از آن داریم و نه برای آن آمادگی داریم، زیرا درواقع دوره‌ی پیش را به¬خوبی و به¬طور کامل نگذرانده‌ایم.
شاید حذف این تکیه کلام‌ها از گفتار کار آسانی نباشد، زیرا معمولاً بیان آن‌ها به عادت تبدیل شده است؛ ولی در نوشتار می‌توان آن‌ها را حذف کرد، بی آن‌که آسیبی به جمله برسد. برای نمونه، مثال پیش را می‌توان به¬صورتی که درپی می‌آید تغییر داد.
ما در حال گذر از دوره‌ای به دوره‌ی دیگری هستیم که نه شناخت درستی از آن داریم و نه برای آن آمادگی داریم، زیرا دوره‌ی پیش را به¬خوبی و به¬طور کامل نگذرانده‌ایم.

۱۰ـ حذف حشو قبیح
حشو در زبان فارسی سه گونه است:
(۱) حشو ملیح: ساژه‎ی زائدی است که سخن را نمکین و زیبا می‌سازد و جزو صنایع ادبی به¬شمار می‌رود.
(۲) حشو متوسط: آن است که نه به زیبایی جمله بیفزاید و نه از آن بکاهد.
(۳) حشو قبیح: این حشو بی‌فایده است و باید حذف شود. آن‌چه درپی می‌آید شمار‎ی از حشوهای قبیح است:
ننویسید بنویسید
اظهار تجاهل تجاهل
در اوج قله‎ی معرفت در قله‎ی معرفت/ در اوج معرفت
ای خدایا ای‎خدا/ خدایا
بازگشت دوباره بازگشت
پس بنابراین پس/ بنابراین
پس دراین¬حال پس/ دراین‎حال
پس در این¬صورت پس/ در این‎صورت
پس درنتیجه پس/ درنتیجه
تاکستان انگور تاکستان
تنها محض تنها
تهویه‌ی هوا تهویه
حسن خوبی خوبی/ حسن
درخت مو مو
دستبند دست دستبند
روزنامه‌ی روزانه روزنامه
سرمه‌ی چشم سرمه
سوابق گذشته پیشینه¬ها/ سوابق
فقط اختصاص به اختصاص به
فقط منحصر به منحصر به
فینال آخر فینال
کمدی خنده‌دار کمدی
مثمرثمر سودمند/ مثمر
مفید فایده مفید
نخلستان خرما نخلستان
هم‌چنین نیز هم‎چنین
واحد جمع‎آوری‎کننده‎ی اطلاعات واحدجمع‎کننده¬ی اطلاعات/ واحد جمع‎‎آوری اطلاعات

نمونه¬های دیگر: شب لیله القدر، دیشب گذشته، دوباره بازگشتن، پارسال گذشته، روغن چرب، مفید فایده، رایحه‌ی بوی خوش، تخم مرغ کبوتر، عسل شیرین، عروج به بالا، و…

در نامه‌ها و گزارش‌ها اداری هم حشو‌هایی این چنین به چشم می‌خورد:
نمونه‌ی ۱: خواهشمند است همچون پارسال گذشته، گزارش سالانه را تا پایان بهمن ماه ارسال دارید.
نمونه‌ی ۲: به آگاهی می‌رساند مدخل ورودی ساختمان آموزشی نیاز به کف‌سازی دوباره دارد.
نمونه‌ی۳: از همه مدیران درخواست می‌کنم سیر گردش کار را بر اساس سلسه مراتب انجام دهند.
نمونه‌ی ۴: مدیران هر بخش باید نیازهای خود را از قبل پیش‌بینی کنند و به آگاهی … برسانند.
نمونه¬ی ۵: خواهشمند است ده عدد تخته¬ی وایت¬برد به این دبیرستان اختصاص دهید.

۱۱ـ حذف ساژه‌های تکراری
یکی دیگر از کارهای نگارنده یا ویراستار حذف هر نوع ساژه‎ی تکراری است که تکرار آن از روی عمد و با منظور خاص (برای مثال، برای تاکید) نبوده است. نمونه‌هایی که درپی می‎آید، مثال‌هایی از این نوع ساژه‌ها هستند:
مثال ۱:
ننویسید: اعضای این شورا عبارتند از آلمان، فرانسه، انگلستان، ایتالیا، هلند، دانمارک، سوئد، نروژ… و فنلاند می‎باشند.
بنویسید: اعضای این شورا عبارتند از آلمان، فرانسه، انگلستان، ایتالیا، هلند، دانمارک، سوئد، نروژ… و فنلاند.
مثال ۲:
ننویسید: سه گونه‌ی متفاوت از این درختان در جنوب کشور وجود دارد که این سه‌گونه‌ی متفاوت اهمیت فراوانی در باغ‎داری آن منطقه دارند.
بنویسید: سه‌گونه‌ی متفاوت از این درختان در جنوب کشور وجود دارد که اهمیت فراوانی در باغ‎داری آن منطقه دارند.
`۱۲ـ حذف مطالب نابجا
هر مطلبی که نیازی به آوردن آن نیاز نباشد، «مطلب نابجا» نامیده می¬شود. ساژه¬هایی که درپی می‎آیند، برخی از مصداق-های مطالب نابجایی هستند که باید از نوشته‌ها حذف شوند:
(۱) توضیح مطالب روشن.
(۲) تعارف‌ها و ستایش‌های نابجا.
(۳) نوشته‌های دور از ادب و نزاکت.
(۴) مطالب تکراری که تکرار آن‌ها ضروری نباشد.
(۵) حاشیه‌روی‌های غیرضروری.
(۶) مقدمه‌های غیرضروری که تنها به حجم متن می‌افزاید.
(۷) مطالبی که در اثبات نظر نویسنده‌ تأثیری نداشته باشد.
(۸) اظهارنظرهایی که گفته‌ی پدید آورنده‌ درباره‌ی آن‌ها نادرست و بی‎اعتبار باشد.
(۹) اظهارنظرهای بی‌دلیل و پایه یا سست، و مطالبی که مأخذ آن‌ها بی‌اعتبار است.

خلاصه نویسی
خلاصه نویسی، آن است که نگارنده یا ویراستار در بازنویسی یک مطلب، تنها به اصل کلام و در اصطلاح، به «مغز کلام» بسنده ‌کند. آن‌چه درپی آمده، نمونه‌هایی از خلاصه‌نویسی است:
ساژه¬ی خلاصه نشده: پرداختن به زوایای مختلف شخصیتی افراد شاخص، بسته به موقعیت اجتماعی و سیاسی آن¬ها، ممکن است افق¬های متفاوتی را در شناخت آن¬ها ترسیم کند. موقعیت و پایگاه اجتماعی آن¬ها به¬اندازه¬ای است که نیاز به ترسیم افق¬های متفاوت در مورد آن¬ها به¬اندازه¬ی کافی احساس می¬شود. یکی از افق¬های حساس و قابل¬توجه برای شناسایی چنین افرادی، بررسی شخصیت آن¬ها از منظر خانواده (همسر و فرزندان) است. معمولاً چنین افرادی که بیش-ترین لحظه¬ها و اوقاتشان را خارج از خانه و خانواده سپری کرده¬اند، دارای زوایای پنهانی هستند که کم‌تر به عرصه¬ی عمومیت و همه¬فهمی رسیده است، و گاهی اوقات در صورت عدم توجه، آن زاویه¬ی خاص نیز مورد غلفت و اشتباه قرار می¬گیرد.
ساژه¬ی خلاصه شده: یکی از ابعاد حساس و قابل¬توجه برای شناسایی افراد تأثیرگذار بر جامعه، بررسی شخصیت آن¬ها از منظر خانواده‌ی آنان است. معمولاً چنین افرادی، با آن‌که بیش¬ترین لحظه¬ها و اوقاتشان را در خارج از خانه سپری کرده¬اند، دارای زوایای شخصیتی پنهانی هستند که کم‌تر به¬معرض دریافت همگان گذاشته می‌شود و تا هنگامی که این ابعاد از زبان نزدیکان آن‌ها بیان نشود، آشکار نخواهند شد.
ساژه¬ی خلاصه نشده: با اعتقاد به این¬که بررسی شخصیت وی از درون خانواده می¬تواند حاوی نکات ظریف و قابل-توجهی باشد که دانستن آن‌ها در تبیین شخصیت او مؤثر است، به این مهم پرداختیم. ورود به عرصه¬ی زندگی خصوصی افراد، دارای ملاحظات خاص خود می¬باشد و امکان گفت¬وگو با همسر او هم به¬دست نیامد، اما با همراهی صمیمانه و صادقانه¬ی فرزند ارشدش، افق¬های تازه و ناگفته¬ای از شخصیت او برایمان گشوده شد.
ساژه¬ی خلاصه شده: با اعتقاد به این¬که بررسی شخصیت وی از درون خانواده می¬تواند حاوی نکات ظریف و قابل-توجهی باشد که دانستن آن‌ها در تبیین شخصیت او مؤثر است، با همراهی صمیمانه و صادقانه¬ی فرزند ارشدش، به این مهم پرداختیم تا افق¬های تازه و ناگفته¬ای از شخصیت ایشان برایمان نمایان شود.